Revista Qualimetria (abr/2003)
Organização Digital

Nos últimos anos, pudemos observar o crescimento rápido e significativo das tecnologias de informação (TIs). Essa, sem dúvida, é uma constatação que deve ser comemorada. Mas, para prejuízo da boa notícia, as estruturas organizacionais deixaram de acompanhar esse desenvolvimento. Como em todo início de boom, as novidades foram assimiladas parcialmente. Empresas e entidades adotaram maciçamente procedimentos Internet na comunicação global sem o aproveitamento pleno e integrado das novas TIs em benefício de seus controles, serviços e negócios. A falta de sintonia entre as novas TIs e o novo paradigma de organização geraram (e ainda geram) hiatos de comunicação interdepartamentais, intradepartamentais e entre a própria corporação e as outras corporações. Em resumo, para espanto geral, está havendo um distanciamento crescente entre organização e tecnologia tecnologia. A constatação da evolução acelerada das TIs e a transformação gradual subseqüente dos processos tradicionais em processos digitais leva, naturalmente, a considerar e monitorar a evolução da organização tradicional física para uma organização digital digital, com novos modelos. Na era da informação, a tecnologia tem sido rotulada como a solução para os desafios criados pela evolução da espécie humana. Cabe aqui uma reflexão: de que serve um software ou um conhecimento vertical sobre sistemas operacionais de último tipo, se não se sabe onde aplicar essa "inteligência" ? Qual o problema a ser resolvido ? Qual a dificuldade a ser superada ? Quem criou a demanda a ser atendida ? Em todas essas indagações, o "sujeito oculto" ou o fim último é sempre o de atender ao homem. Ou seja, quem primeiro determinou uma necessidade foi o homem. Daí sim, o mesmo homem desenvolveu formas avançadas de produzir o que lhe atendia de forma mais rápida, barata, sem erros e repetidamente, através daquilo que denominou de tecnologia tecnologia.
O modelo de organização digital desenvolvido na FAAP aprimora a interação entre os quatro componentes básicos da organização tradicional (cultura, pessoas, processos e infra-estrutura/TI), integrando de forma ampla um quinto componente de tecnologia Internet/Intranet, transformando processos tradicionais em processos digitais e interagindo, prioritariamente, com o mercado externo. Além disso, este modelo valoriza o ser humano como desenvolvedor e usuário destes processos.

BENEFÍCIOS DA IMPLEMENTAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO DIGITAL

As vantagens financeiras são as seguintes:

- ROI, ou seja, return of investment : facilmente mensurável com critérios objetivos/e p ay back muito rápido.
- Aumento do valor do negócio através do seu ativo digital histórico.
- Preservação e otimização dos investimentos em infra-estrutura e sistemas.
- Multiplicador celular para crescimento com baixíssimo investimento marginal.
- Economia direta com a desburocratização e a "despapelização".
- Ganho da produtividade/qualidade com agilização dos processos.
- Redução de custos, operacionais e de controle.
- Redução de head-count.
- Redução de custos de treinamento por tempo de aprendizado.
- Transparência resultante da eliminação dos feudos organizacionais e tecnológicos.
- Ganhos resultantes da racionalização organizacional.

Entre as vantagens organizacionais destacam-se:

- Comunicação estruturada (bancos de dados relacionais).
- Redução dos níveis hierárquicos.
- Flexibilidade de administração e controle: administração matricial, não vinculada ao formato da estrutura piramidal, multidimensional aberta.
- Administração inteligente.
- Comunicação on-line, instantânea, todo tempo e em qualquer lugar.
- Espírito up-to-date (moderno).
- Convite à expressão dos talentos via desregulamentação e aproximação.
- Inviolabilidade dos procedimentos e dispositivos de controle interno, por estarem vinculados diretamente em seus fatos geradores.
- Controle simplificado dos processos de work-flow (fluxo de trabalho) .
- Constituição, organização e recuperação automática dos arquivos.
- Comprometimento colaborativo.
- Disseminação do conhecimento.
- Estabelecimento de uma plataforma estruturada e unificada.

Como vantagens mercadológicas da organização digital tem se:

- Foco no que interessa - o negócio negócio.
- Foco no cliente - Internet - com processos integrados, atende a todos os objetivos dos clientes da corporação bem como dos futuros clientes e relações mercadológicas genéricas.
- Foco no cliente interno - Intranet -, com processos integrados atende a toda comunicação interna com excelentes controles. Ela integra também os processos inicializados na Internet com a sofisticação do w ork-flow .
- Foco no cliente externo - Extranet - -, com processos integrados, atende a todas as relações de mercado, não só em termos de conteúdo e comunicação, como também em seus processos negociais e transacionais com clientes externos, fornecedores, governos e órgãos reguladores.
- Foco da organização digital - a integração de Internet / Intranet / Extranet, associada aos processos de segurança, constitui um modo de administração sem precedentes, permitindo concentrar-se, on-line no foco dos negócios e preparando a corporação para os novos desafios da globalização
(portal).

A vantagem ambiental:

- Para cada 50 kg de papel economizados no processo derruba-se ou corta-se menos 1 árvore!

A INTRANET COMO O CORAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO DIGITAL

A Intranet consiste na utilização dos recursos tecnológicos de Internet para o ambiente interno da empresa, com o aprimoramento de todos os benefícios desta tecnologia.
Além dos processos básicos de conteúdo e comunicação, os recursos de Intranet oferecem ferramentas poderosas para a integração dos processos e sistemas da empresa, bem como um eficiente painel de controle, dos elementos de administração, segurança e infra-estrutura. A junção desses elementos forma um conjunto indispensável para a administração da organização digital digital, voltada aos negócios da corporação e ao mercado externo (portal).

O CASE FAAP

Desde os primórdios da humanidade, a posse do "verdadeiro capital" tem sempre determinado os vencedores. Na préhistória, o capital era a força bruta. No Feudalismo, os mais fortes eram os detentores das terras. Na Revolução Industrial, o capital era representado pelas máquinas. Na era da informação, os verdadeiros vencedores eram aqueles que detinham o poder sobre a informação. A Internet promoveu a "democratização" da informação, ou seja, ricos e pobres compartilham o mesmo espaço e ao mesmo tempo. Durante milênios, o conhecimento humano foi sendo confinado em papel, e, historicamente, instituições educacionais são as maiores acumuladoras e geradoras de informação em papel que se tem notícia: pesquisas, livros, procedimentos internos, etc.
Se inicialmente esses registros em papel representaram segurança para que o saber não fosse perdido, hoje, diante das novas TIs, não faz o menor sentido manter o mesmo volume de papel em circulação nos mesmos níveis (até mais altos, em muitos casos) do que em séculos passados, quando não existia a possibilidade de arquivos digitais, cujos custos decrescem diariamente.
Diante deste cenário e dos elevados custos com a compra de papel e cartuchos de impressora, a diretoria executiva da FAAP tomou a decisão estratégica pioneira de colocar em prática um processo de organização digital na administração do campus.
Este processo teve início com a criação do Portal FAAP - www.faap.br -, onde pode-se consultar as exposições do MAB; as peças em cartaz do Teatro FAAP; informações sobre o colégio, as faculdades, a pós-graduação, o MBA ou a Associação dos Antigos Alunos. Os alunos podem também fazer requerimentos de expedição de documentos ou requerer alguma providência administrativa, consultar notas e faltas, imprimir a 2ª via do boleto bancário da mensalidade ou solicitar débito automático; futuros alunos da graduação podem se inscrever no processo seletivo; futuros alunos de pós-graduação ou MBA podem preencher formulários de pré-inscrição on-line; os eventos da academia são disponibilizados remotamente e on-line.
Esta parte Internet do processo aproveitou e potencializou as tecnologias instaladas através da sua integração com o Sistema Lyceum, preservando e otimizando os investimentos já realizados, estabelecendo uma plataforma estruturada e unificada. A comunicação passou a ser instantânea (a qualquer hora, em qualquer lugar) criando um espírito up-to-date (moderno), desenvolvendo o comprometimento colaborativo.
Como conseqüência tivemos o aumento da produtividade e da qualidade seguido da agilização de processos. Alguns feudos foram eliminados e afloraram novos talentos. Mas as principais vantagens da organização digital, nesta fase, foram a manutenção da história da instituição com conseqüente incorporação ao legado da FAAP e a disseminação do conhecimento. Um ótimo exemplo é o das exposições do MAB (Museu de Arte Brasileira) da FAAP para os quais tem-se um catálogo eletrônico.
Este processo avançou para uma segunda etapa: a Intranet.
Os documentos solicitados pela Internet ou as pré-inscrições necessitavam de um tratamento digital. É na burocracia que a organização digital se destaca. Toda esta papelada foi digitalizada; work-flows eletrônicos foram criados respeitando-se a cultura organizacional e agilizando e/ou racionalizando processos (os documentos continuam circulando pelos departamentos só que de forma digital); a comunicação passou a ser estruturada e instantânea e os documentos podem hoje ser localizados e recuperados rapidamente com o que a produtividade e a qualidade foram aumentadas.
Servidores certificados garantem a inviolabilidade dos procedimentos e dispositivos de controle interno. A administração conta com uma ferramenta inteligente de gestão e controle de tudo o que circula pela Intranet.
Estes são os processos transformados em bits e bytes pela FAAP: memorandos, pedidos de compra, solicitações de material ao almoxarifado, central de atendimento ao aluno, cadastro de currículos, comunicador instantâneo, etc.
A "despapelização" destes processos permite reduzir custos com a compra de papel e cartuchos de impressora e ganhar tempo no levantamento de informações importantes para a tomada de decisões.

Alguns exemplos práticos são os seguintes:

1. Um aluno acessa a Internet de qualquer computador de qualquer lugar e a qualquer hora, e o sistema valida as informações com o Lyceum. Ele preenche um requerimento e recebe um protocolo eletrônico; este pedido "cai" na Intranet de forma digital e segue o work-flow pré-estabelecido até ser deferido ou não.
2. Em breve, quem quiser trabalhar na FAAP preencherá um formulário eletrônico pela Internet e o RH fará a seleção usando a Intranet.
3. No último Programa Reeducação (janeiro de 2003) os professores foram convocados por e-mail, acessaram a Internet, viram um vídeo do prof. Victor Mirshawka, diretor cultural, convidando "pessoalmente" para o evento, preencheram uma ficha de inscrição escolhendo o período e esta ficha seguiu diretamente para a organização do encontro.

SISTEMAS DE APOIO EDUCACIONAL

Em janeiro de 2002 a FAAP lançou o seu portal (www.faap.br) com um legado de 300 mil pageviews/mês chegando em dezembro de 2003 com mais de 2 milhões, totalizando no primeiro ano mais de 12,3 milhões de páginas visitadas. E todos os números impressionam: mais de oito mil páginas criadas e atualizadas, quase dez mil e-mails trocados entre a equipe que gerencia o projeto.
E isso não é tudo. Temos quase 30 sistemas criados pela Inspirit (www.inspirit.com.br) e integrados ao Lyceum: Fale Conosco; Sistema de Pré-inscrição on-line; Sistema Acadêmico da Faculdade de Administração; Sistema Acadêmico da Faculdade de Computação e Informática; Sistema Central de Atendimento on-line; Sistema de Inscrição on-line no Processo Seletivo; disponibilização da listagem eletrônica de ramais; Sistema Biblioteca; Comitê de Usuários de Informática on-line; Revista Estratégica on-line; Revista Facom on-line; Consulta on-line ao acervo de TCCs da Faculdade de Administração; Sistema Central de Estágios online; Webmail FAAP; Sistema MBA on-line; Sistema Pós online; Sistema Chat & Fórum; Sistema Quadro de Avisos; Sistema de Envio de Cartão de Aniversário automático; Sistema de Pré-matrícula on-line no Processo Seletivo; Sistema de Busca do Portal; Sistema Kit Matrícula on-line; Sistema Banco de Currículos .

META

O ano de 2003 promete ser uma marco na história da FAAP.
A instituição alcançará níveis elevados de informatização de processos, "despapelização" da burocracia e principalmente de integração de sistemas, comparável apenas com as grandes corporações.
Do ponto de vista econômico-financeiro, a diretoria executiva da FAAP poderá compensar os altos custos de implantação destas mudanças com a economia resultante dos processos.
Do ponto de vista ambiental, a economia no uso de papel será equivalente a, pelo menos, 300 árvores/ano.
Estar à frente da tecnologia significa compreendermos a nossa própria capacidade de criação de soluções para os desafios que a nossa evolução nos impõe e construirmos nosso caminho de realizações, projetando nas máquinas, softwares, instrumentos, etc, associando à nossa inteligência, a base de conhecimentos técnicos construída ao longo dos tempos.
Em resumo, a FAAP será pioneira entre as instituições de ensino superior brasileiras no ingresso no mundo das orga- organizações nizações digitais digitais.

Observação Importante: Este artigo contou com a colaboração de Frank Yutaka Fujisawa, presidente da CRK Financial Business (www.crk.com.br)